企業の混乱: 10 年間のイベント写真撮影で学んだ 7 つの教訓

多くの写真家と同じように、私たちもかつてはプロの撮影に関しては「何でも屋」でした。 ある日は結婚式の撮影をし、次の日は商品の撮影をしました。

私たちが話している多くの人は、いつも「それはちょっと退屈ではないですか？」と尋ねます。 まったく逆です。 私たちはあらゆる種類の素晴らしいイベントに参加し、一般に知られる何年も前にテクノロジーを目にすることができます。 国家元首、世界的に有名なセレブ、業界のリーダーなどと会うことができます。

私たちが企業イベントの写真撮影を始めた当初は、私たちにとってまったく馴染みのないロジスティクス、計画、写真撮影の組織化についてどれだけ学ばなければならないかということを理解していませんでした。 長年にわたって、クライアントからは非常に多くの変化球が投げかけられてきました（例えば、展示会のブースで出席者と一緒にAリストの有名人の写真やビデオを撮影するように予約されていたのに、その有名人が酔っ払って現れて撮影を始めたときなど）ブースで働いている女性全員を直撃しました…はい、これは実際に起こったことです）、私たちは写真ビジネスをどのように運営するかについて多くの重要な教訓を学びました。

したがって、あなたが企業写真の初心者である場合、またはおそらくしばらくこの分野で撮影を行っている場合は、おそらく私たちが学んだこれらのレッスンのいくつかがあなたにも役立つかもしれません。

まず、クライアントとのイベントについて常にたくさんの質問をし、答えが得られない場合でも粘り強く質問してください。

多くの場合、イベントはチームによって企画されますが、その多くは外部請負業者との取引経験がほとんどありません。 そのため、彼らは土壇場になると、奇妙な要求を私たちに投げかけてくることになります。

私たちはかつて、イベント前にすべてのチームメンバーが連邦政府の身元調査に合格する必要があるサイバーセキュリティカンファレンスを撮影しました。 私たちは、土壇場でクライアントから、私たちのチームのための特別な OSHA 認定資格の必要性、独自の保険適用要件などを尋ねられました。これらすべては、私たちが適切な質問をしていれば、ずっと前に対処できたはずです。

現在、私たちは予約時にすべてのクライアントにアンケートを送信し、特別なニーズや要件についてさまざまな質問をしています。 撮影時の環境（屋外、屋内、またはその両方）がどのようなものになるのかを尋ねます。 私たちはドレスコードについて尋ねます（あるクライアントは、撮影の 3 日前にスタッフにタキシードの試着をしてもらいたいと依頼しました。そのために追加料金を請求しました）。

また、ステージングや物事が写真やビデオにどのような影響を与えるかに関してまったく経験のない人が雇われることもあります。 かつて、約 100 人の参加者を対象とした 3 日間のトレーニング イベントを撮影したことがあります。 同社はレストラン業界の POS コンピューター用のソフトウェアを開発しました。 彼らのステージはトラスから吊り下げられた幅6フィートのキャンバスバナーで構成されており、その下はアップライトで照らされていました。 ステージ上のどのスピーカーも照明されておらず、全員が反射バナーに青い光で逆光にさらされていました。

私たちのカメラマンはこの状況でフラッシュを使用することができましたが（プレゼンテーションでは絶対に必要な場合を除きフラッシュを使用したくないのですが）、私たちはこのイベントを部屋の後ろからも撮影していました。 この事件ではステージ上の全員がひどい表情をしていたので、私たちはそのことをクライアントに指摘しました。 イベントを企画した当時は、バナーやアップライトが「かわいい」と思って、ステージに舞台照明を導入するなど誰も考えていませんでした。 この件について会場に話を聞いたところ、3日間の照明持ち込み費用は7,000ドル近くかかり、イベントの予算を大幅に超えていたという。 その結果、画質の悪いビデオが得られました。

私たちがまさにこのタイプのシナリオに遭遇したのはこれが初めてではありませんでした。小規模な企業のプレゼンテーションでは、ステージ上に十分な照明がありません。 そこで、私たちはこれに対処し、頑丈な照明ツリー、LED PAR ライト、および上記すべての道路用ケースに投資することにしました。 今では、クライアントがステージをどのように照明するか考えたこともなかったと言った場合、私たちはそのためのキットを提供し、ホテルやコンベンション ホールの料金の 1/3 の料金だけを請求することができます。 これにより、イベントの見栄えが良くなるだけでなく、より優れた写真やビデオを提供できるようになり、リピート予約につながり、クライアントの満足度も高まります。 私たちが購入したオリジナルの照明キットは 2 回の予約で元が取れ、それ以来、舞台照明を 2 回アップグレードしました。

私たちはかつて、大手葉巻会社の授賞式の撮影に雇われたことがあります。 それはトップセールスマンのためのブラックタイイベントであり、その直後にカクテルレセプションと宴会/授賞式ディナーが行われたと聞きました。 単純明快で、何十回も撮影したことのないもののように思えました。 イベントの撮影は3人で行いました。 私は 1 人のカメラマンに、入場するゲスト全員をステップ アンド リピートの背景で撮影するよう割り当て、その間、私たち 2 人は屋内でカクテル レセプションの写真を撮りました。 それが終わったら、3人で授賞式の撮影をすることになりました。 イベントはラスベガス・ストリップの高級ホテルで開催された。

私たちが到着した後に何が起こったかは、私にはまったく予測できなかったことですが、おそらく予測されるべきことでした。

高級ホテルのボールルームでのイベントだったので、まさか葉巻の喫煙が許可されているとは思いもよりませんでしたが、あちこちで一服どころか、みんな煙突のように吸っていました。 私たちが準備を整えて、カクテルレセプションが開催されている小さなボールルームに入ると、彼らが数百本の葉巻が詰まった巨大な葉巻ヒュミドールを押し回していたことに気づきました…ゲストにはすべて無料でした。

タキシードを着た男性やイブニングドレスを着た女性たちは皆、葉巻を何本か握りしめ、一晩中葉巻を吸い続けていた。 ボールルームが煙でいっぱいになり、端から端まで見えなくなるまで、それほど時間はかかりませんでした。 屋内の煙で目が焼け、呼吸器系の問題が発生したため、10 分ごとに休憩を取り、新鮮な空気を吸うために外に出なければなりませんでした。

その後、より広いボールルームで全員に生演奏とともにディナーが提供され、間もなく授賞式が始まることが発表されました。 私たちはずっと広い部屋に入り、今はもっと良くなるだろうと思ったのですが…そうではありませんでした。 高価なイブニングドレスを着た女性が、フィレミニョンとロブスターのディナーを切りながら葉巻を吸っているのを見るのは、本当に奇妙なものでした。 この部屋が大都市のスモッグのもやのように見えるまでに時間はかかりませんでした。 すべてが終わった時には、私たち全員が何日も体調が悪くなっていました。 私たちのカメラのレンズにはすすが付着していたので、クライアントに徹底的なカメラの清掃と整備の費用を請求しました。

予約した人が意図的に煙のことを教えてくれなかったのかなと思いましたが、同時に私も聞いてみるべきでした。 ここでの教訓は、私たちは常にクライアントにイベントがどのようなものになるかを説明してもらうようにしているため、クライアントに適切に準備する方法を知っているということです。 この場合、おそらく防毒マスクや危険物防護服を着用するのが得策だったでしょう。 また、その夜、私たちがこれほど多くの受動喫煙にさらされることを知っていたら、この仕事を断っていただろう。

企業イベントの撮影に関しては、撮影前にクライアントと一緒にすべてを何度も確認することがいかに重要であるかは、どれだけ強調してもしすぎることはありません。 企業が大規模な社内イベントを計画する場合、さまざまな部門や委員会から数十人、場合によっては数百人が参加することがあります。 イベントを計画する数週間、数か月の間に、チームメンバーはさまざまな会議に何度も集まり、スケジュール、スタッフの割り当て、講演者名簿、食事のメニューオプション、プライベートパーティーで飲むカスタムドリンクなどを検討することがあります。そのため、2 か月後のイベントの概要を入手した場合、イベントが始まるまでに状況が劇的に変わっている可能性が高く、すべての変更点をまとめた最新のリストを入手できない可能性が高くなります。

数年前、私たちは 3 日半にわたる大規模な電子商取引カンファレンスの撮影を予約されました。 この会社が主催する初めてのイベントだったので、あらゆることを詳しく取材したいと考えていました。 彼らは、メインステージでのすべての基調講演の写真撮影を希望することに加えて、100近くある分科会セッションのすべての写真撮影に加えて、有名人スピーカーのための控え室の写真、エスプレッソステーションで提供しているすべてのブランド体験の写真も撮影したいと考えていました。早朝のヨガクラスに参加し、その後いくつかのクラスに参加します。

彼らは、複数のカメラマンに企業のパーティーやイベントのセットアップのすべてを撮影してもらい、さらにそのすべてをハイライト ビデオにするビデオ撮影を希望していました。 たくさんありました。 これに加えて、彼らは小さな展示エリアを持っていて、将来のイベントでより多くのベンダーを獲得するためにこれを使用できるように、すべての個々のブースの写真が必要だと私たちに言いました。

半年前にこの予約が入ったとき、私たちは次のような会話をしました。

「万博には何社程度の出店者が参加する予定ですか？」 私たちは尋ねました。 「十数個くらい。たぶん15個くらいかな」と彼らは私たちに言いました。 「どのブースもしっかり撮影したいので、その点はご了承ください」と繰り返した。 問題ない。 そのうちの 1 日は、エキスポエリアの数時間の撮影に専任のカメラマンを割り当てました。

カンファレンスが始まる前日、まだ建設中のエキスポホールに入ったとき、私たちはスタッフと一緒にフロアを歩き回り、最後の詳細を確認していました。 「ここには12社よりはるかに多くの出展者がいます」と私は床に顎をつきながら言った。 「そうそう、現在約 175 のブースがあります。言い忘れていたようです。それから、すべてのブースの写真を必ず撮ってください。それは本当に重要です!」 私たちは今、そう言われています。

今では、カメラマンに 1 ～ 2 時間かけてブースを撮影してもらう必要がなくなり、専任のカメラマンが数日間にわたって予想の 10 倍以上のブースを撮影する必要が生じました。 これに対応するためにスケジュールをやり直すのに何時間も費やし、直前の通知でさらに多くのスタッフを動員する必要がありました。 もちろん、クライアントはそんなことは気にしませんが、それを実現してクライアントを喜ばせるかどうかはやはりあなた次第です。そのため、このような大規模なイベントでは常に人をスタンバイさせておく必要があることがわかりました。

私たちはかつて、ここラスベガスのシーザーズ パレスで大規模なイベントを撮影していました。そのコンベンション センターの広さは約 300,000 平方フィートで、複数のフロアにまたがっています。 イベントの 2 日前に、その日を通して写真を撮る必要がある講演者とイベントの最終ショット リストを入手しました。 早めに到着し、準備を整え、計画通りに撮影を開始しました。

私たちは、その日の写真を撮るために最も重要なことの 1 つは、発売する主要製品の正午の記者会見であると繰り返し言われました。 私たちはそれをショットリストに入れたり、携帯電話のリマインダーなどに入れたりしていました。私たちは全員準備ができていました。 記者会見が始まる30分前に、私たちはショットリストで指定されたボールルームに歩き、入ったとき、部屋は完全に空でした。 テーブルも椅子もステージも何もありません。

部屋の外に出て、部屋の名前をショットリストと照合して確認したところ、すべて一致しました。 会社のオンサイト担当者に電話しましたが、彼女は電話に出ませんでした。 私は彼女にテキストメッセージを送ったり、何度も電話をかけたりしていますが、返事はありません。 私たちは記者会見が隣接するボールルームに移動し、周囲がすべて空になったかどうかを確認するためにエリアを歩き回っています。

記者会見が始まる5分前に電話がかかってきた。 「どこにいるの？！ 記者会見が始まるよ！！！」 と私たちのクライアントは言います。 「私たちは今、ボールルームの外に立っているのですが、ここには誰もいません」と私は言いました。 彼女はこう答えます。「ああ、言い忘れていたようですが、昨夜の記者会見をコンベンションセンターの反対側の 2 階下の別の部屋に変更しました。到着予定時刻は何ですか?」 そこで私たちはカメラを首から下げ、機材が入ったペリカンケースを引きずりながら、巨大なコンベンションセンターを横切って記者会見に向かいました…いずれにしても30分遅れて始まりました。

ここでの教訓は、クライアントから何を言われたとしても、イベントが開催されると毎朝、あるいは長い日の間には 1 日に数回でも確認して確認し、すべてが所定の場所にあり、所定のタイミングで起こっていることを確認することです。起こる。 この種の撮影では、イベントの移動や時間の変更が非常によくあることなので、物事がうまくいかなくなった場合に備えて、定期的に連絡できる現場の連絡先を少なくとも 1 人か 2 人確保しておくことが重要です。

大規模な企業イベントの撮影に真っ先に飛び込む計画がある場合は、膨大な連絡先リストを用意し、このビジネスで成功したいと考えている場合には機知に富んだ準備をしてください。 私たちは何を聞かれても「YES!」と答えるというポリシーを持っています。 詳細は後でわかります。

当社の最大のクライアントの 1 つでは、毎年いくつかの大規模なイベントの撮影を依頼されており、そのクライマックスとなる年次カンファレンスでは、5,000 名以上の従業員がラスベガスに飛行機で出席します。 しかし、小規模なトレーニング イベントの 1 つは参加者が数百人しかいなかったため、参加できない社内の他のメンバーに配布するために、いくつかの基調講演の写真とビデオを提供するよう私たちに求められました。 つまり、2日目までは、それほど複雑な撮影ではありませんでした。

「明日のどこかでここにいるみんなと集合写真を撮りたいのですが、どうすればいいでしょうか？」 クライアントは私たちに尋ねました。 「これは、全員を部屋に集めてはしごの上で撃つほど簡単ではありません」と私たちは説明しましたが、彼らは本当にこれが起こって欲しいと主張しました。

このイベントは、ラスベガス ゴールデン ナイツ NHL チームが試合を行う東芝プラザと T モバイル アリーナに隣接するパーク MGM リゾートで開催されました。 2 つの敷地の間にある中庭は非常に広く、これだけの人数を簡単に収容できます。 隣接する駐車場にも写真家を配置して集合写真を撮影できると考えました。 それで、昼休みに私たちは状況を観察しに行きました。そして、この写真を撮ることができる唯一の時間帯に、太陽が中庭を横切って移動し、影がグループの半分を覆い、残りの半分が影になることがわかりました。半分は直射日光にさらされるため、これは機能しません。

他の唯一の選択肢は、グループを中庭のどこか別の場所に移動し、高いところに上がって写真を撮ることでしたが、ホテルはこれについてあまり協力的ではありませんでした。 そこで私は、大手トラック運送・物流会社のゼネラルマネージャーである友人のジョーに電話して、そこにシザーリフトを 24 時間以内に届けるのはどれほど難しいでしょうか? "問題ない！" 彼は言った。 彼は私たちのために運転してくれる人さえ用意してくれるでしょう！ 23 時間後、シザーリフトを手に入れ、クライアントのスタッフが全員にカンファレンス シャツを着させ、全員を中庭に集めて写真を撮りました。

ここでの教訓は、何かを手伝ってくれそうな人のために名刺を保管し、その情報を整理して携帯電話に保存しておくことです。 1 日に 1,000 個のカップケーキを焼いてもらったり、1 週間以内にチームビルディング活動の一環として社員解雇レースを企画してもらったり、集合写真を撮るために東芝プラザまでシザーリフトで連れて行ってもらったりすることがいつ起こるかわかりません。数百人。

ただし、誰かに電話するだけの余裕がない場合もあります。 問題を解決するには、ある程度の努力が必要です。 私たちはかつて、図書館大会でベンダーの撮影を予約されたことがありました (はい、実際に存在します)。 その年の博覧会のテーマは「図書館を変革する」だったので、イベントの主要スポンサーの 1 つであるソフトウェア会社が、ブースに人々を呼び込むために参加者と「トランスフォーマー」の大道芸人と一緒に写真を撮るために私たちを予約してくれました。 そこで、Transformer で参加者の写真を撮り、その写真をワイヤレスでオンライン フォト ギャラリーに送信し、バッジをスキャンした後に無料の写真をダウンロードできる場所を示すカードを参加者に渡しました。 本当に楽しいプロモーションだったので、誰もが楽しめるだろうと確信していました。

計画の段階で、クライアントは私たちに「それでは、トランスフォーマーになってくれる人をどこで雇えばいいでしょうか？ラスベガスのほとんどの芸能事務所はあまり協力的ではありませんでした。」と尋ねました。 「ああ、それならぜひ対応させていただきますね」と私たちは言い、彼らが同意する価格を決めました。 あとはトランスフォーマーを見つけるだけです! これを計画するのに 1 か月以上あったため、ソーシャル メディアでキャスティング コールをいくつか実施したところ、多くの反響が得られました (いくつかは他のものよりも優れたものでした)。 返答してくれた人の 1 人は、見栄えの良い衣装を着ており、私たちが提示した給与に満足し、その仕事に同意してくれました。

イベントの数日前、すべてを確認するために出演者に電話したところ、悪い知らせが届きました。「そうそう、そのことですが、私は衣装を売ってカリフォルニアに引っ越しました。それは残念です!」 そして彼は電話を切りました。 まだ一週間も経っていませんが、トランスフォーマーはありませんでした。 それで、私たちは何をしたのでしょうか？ 私たちはそれを見つけるためにラスベガスの街に出ました！

しばらくラスベガスに行っていない場合は、ダウンタウン エリアとラスベガス ブールバードがおすすめです。 （「ザ・ストリップ」）には、何十人もの大道芸人がチップを求めて大道芸を披露します。 ミュージシャン、曲芸師、マジシャン、そしてあらゆる種類のユニークなエンターテイナーが登場します。 また、現金のチップと引き換えにあなたと一緒に写真を撮ろうとしている、さまざまな衣装を着た多くの人がそこにいるのを見るでしょう。 大道芸人の多くは英語を話せなかったので、数時間をかけて歩いて見つけたすべての「トランスフォーマー」と会話するのは確かに少し大変でしたが、近々行われる企業の仕事に参加できる人をなんとか見つけることができました。 。 結局のところ、すべてうまくいきましたが、誰かを見つけて、彼らが現れることを期待して非常にストレスの多い一週間であったことは確かです。

私たちのトランスフォーマーは時間通りに現れ、彼は素晴らしかったです。 コンベンションの参加者は皆彼を愛していました。そして、イベントに至るまでの数日間に何が起こったかを知らずに、クライアントからすべてがうまくいったと褒められた後。 何が起こったのかを彼らに話したのは後になってからで、私たちは皆大笑いしました。 ストレスの多い瞬間でしたが、私たちはすべてを一つにまとめることができました。

どのジャンルの写真にもその裏にはそれぞれの狂気のレベルがあり、企業イベントの撮影がこれほど私たちを緊張させてくれるとは思いもしませんでした。 しかし、このすべてについて私たちが学んだことがあるとすれば、企業イベントの写真家になるには、単にカクテルレセプションの写真を撮るだけではないということです。 プレッシャーの下でも冷静さを保ち、人々とうまくネットワークを築き、非常に組織的であり、クリエイティブなチームを上手に管理し、同時にクライアントをさらに幸せにすることを学ぶ必要があります。 ただし、1 つ確かなことは、この環境で作業すると、興味深いストーリーが生まれるということです。

著者について : アダム・スタンバーグは、ラスベガスで 25 年以上プロの写真家およびビデオグラファーとして働いています。 彼は、市内最大の企業写真およびビデオ会社の 1 つである CorporatePhotographers.com の共同所有者です。